XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Beide sind gültige E-Rechnungs-Formate, beide erfüllen dieselbe Norm. Der Unterschied liegt in der Form: reines XML oder PDF mit eingebettetem XML. Hier steht, welches Sie für welchen Kunden brauchen.
XRechnung ist reines XML für Behörden
XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten, ohne sichtbares Rechnungsbild. Wer die Datei ohne passendes Programm öffnet, sieht reinen Code statt einer Rechnung. Das Format ist auf maschinelle Verarbeitung ausgelegt und der Standard für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G). Viele öffentliche Stellen setzen XRechnung ausdrücklich voraus.
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format. Nach außen ist es ein normales Rechnungs-PDF, das Ihr Kunde wie gewohnt öffnen, lesen und ausdrucken kann. Im PDF stecken zusätzlich die strukturierten XML-Daten, die sein Buchhaltungssystem automatisch einliest. Im B2B ist ZUGFeRD beliebt, weil das sichtbare Rechnungsbild erhalten bleibt und niemand auf ein spezielles Programm angewiesen ist, um die Rechnung überhaupt zu lesen.
XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
Die Form unterscheidet sich, der rechtliche Status nicht. Diese Übersicht zeigt, wo sich XRechnung und ZUGFeRD im Alltag tatsächlich auseinanderbewegen.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Sichtbares Rechnungsbild | Nein | Ja |
| Als Rechnung lesbar (ohne Viewer) | Nein | Ja |
| Typischer Empfänger | Behörden (B2G) | Firmenkunden (B2B) |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
Inhaltlich gleichwertig, beide nach EN 16931
Auch wenn die Form unterschiedlich ist, transportieren beide Formate dieselben Pflichtangaben und erfüllen die europäische Norm EN 16931. Eine XRechnung ist also nicht korrekter als eine ZUGFeRD-Rechnung, beide sind gültige E-Rechnungen. Die Wahl hängt allein davon ab, was Ihr Empfänger erwartet und verarbeiten kann, nicht von der rechtlichen Anerkennung.
Welches Format Sie für welchen Kunden brauchen
Die Faustregel ist einfach: Es kommt darauf an, wer die Rechnung empfängt. Sind Sie unsicher, fragen Sie Ihren Kunden, welches Format sein Buchhaltungssystem erwartet.
- Sie an eine Behörde oder einen öffentlichen Auftraggeber (B2G) abrechnen.
- Ihr Empfänger ausdrücklich reines XML verlangt.
- Ein Vergabe- oder Rahmenvertrag XRechnung vorschreibt.
- Sie an einen Firmenkunden im B2B abrechnen.
- Ein sichtbares Rechnungs-PDF die Abstimmung erleichtert.
- Sie im Zweifel sind, fragen Sie kurz beim Kunden nach.
In Qrafto wählen Sie beide pro Rechnung
Sie müssen sich nicht im Vorfeld auf ein Format festlegen. In Qrafto entscheiden Sie pro Rechnung, ob Sie XRechnung oder ZUGFeRD versenden, je nachdem, was der Empfänger erwartet. Beide sind im Free-Tarif enthalten, ohne Zusatzmodul, sodass Sie beide Formate gleich kostenlos ausprobieren können.
Wie das Erstellen genau aussieht und was im Free-Tarif enthalten ist, lesen Sie auf der Seite E-Rechnung kostenlos erstellen.
Häufige Fragen zu den Formaten
Was ist XRechnung?
Was ist ZUGFeRD?
Sind XRechnung und ZUGFeRD inhaltlich gleichwertig?
Welches Format brauche ich für welchen Kunden?
Kann ich in Qrafto beide Formate nutzen?
Beide Formate ausprobieren, kostenlos.
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