E-Rechnungspflicht: Was 2025, 2027 und 2028 für Sie gilt.
Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt und gilt nicht für jeden gleich. Hier steht, was Empfang und Versand unterscheidet, ab wann der Versand für Sie verpflichtend ist und wer ausgenommen bleibt.
Empfang und Versand sind zwei verschiedene Pflichten
Viele werfen beides in einen Topf, dabei sind es zwei getrennte Themen mit unterschiedlichen Fristen. Empfangen muss seit 2025 jeder. Versenden müssen die meisten Handwerksbetriebe erst ab 2027 oder 2028. Qrafto kümmert sich um den Versand, das Empfangen eingehender Rechnungen ist ein eigenes Thema und nicht Teil von Qrafto.
| Empfang | Versand | |
|---|---|---|
| Worum geht es | E-Rechnungen annehmen | E-Rechnungen ausstellen |
| Ab wann Pflicht | Seit 01.01.2025 | Ab 2027 bzw. 2028 |
| Wen betrifft es | Alle Unternehmen | Nur B2B-Rechnungssteller |
| Deckt Qrafto das ab? | Nein | Ja |
Die Fristen im Überblick
Entscheidend für Sie ist die Versand-Frist. Wer im Vorjahr unter 800.000 EUR Umsatz lag, hat über die Übergangsregelung bis Ende 2027 Zeit. Diese Schwelle trifft die meisten Handwerksbetriebe, Sie sind also nicht in Hektik.
- Seit 01.01.2025Empfang Pflicht für alle
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das ist der Empfang, nicht der Versand, und nicht der Funktionsumfang von Qrafto.
Zum Lesen empfangener E-Rechnungen genügen kostenlose Werkzeuge. Für eine reine XRechnung stellt die Finanzverwaltung einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer bereit, ZUGFeRD lässt sich ohnehin als PDF öffnen.
- Bis 31.12.2026Übergang für alle B2B-Versender
Bis hierhin dürfen alle Betriebe im B2B weiterhin Papier oder PDF versenden. Pflicht ist bis dahin nur der Empfang.
- Bis 31.12.2027Verlängerung für kleine Betriebe
Wer im Vorjahr unter 800.000 EUR Umsatz lag, hat ein Jahr länger Zeit für den Versand. Das trifft die meisten Handwerksbetriebe.
- Ab 01.01.2028Versand-Pflicht für alle B2B
Ab diesem Datum muss jede inländische Rechnung an Geschäftskunden elektronisch sein, unabhängig vom Umsatz. Rechnungen an Privatkunden bleiben ausgenommen.
Wer von der Versand-Pflicht ausgenommen ist
Die Versand-Pflicht gilt nur für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen. In diesen Fällen versenden Sie weiter wie gewohnt ein PDF oder Papier:
- Rechnungen an Privatkunden. Der häufigste Fall im Handwerk. Ein Bauherr oder Mieter bekommt seine Rechnung weiterhin als PDF oder Brief.
- Kleinunternehmer nach §19 UStG. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist von der Versand-Pflicht ausgenommen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto. Für kleine Beträge bleibt das PDF zulässig.
In Qrafto entscheiden Sie pro Rechnung, ob ein PDF oder eine E-Rechnung herausgeht. So stellen Sie nur um, was umgestellt werden muss. Wer früh dran sein will, kann jetzt kostenlos starten.
Was passiert, wenn Sie ab 2028 keine E-Rechnung versenden
Versenden Sie ab dem Stichtag im B2B ein reines PDF statt einer E-Rechnung, gilt die Rechnung umsatzsteuerlich nicht als ordnungsgemäß. Das hat konkrete Folgen:
- Ihr Geschäftskunde kann die Rechnung zurückweisen und auf einer korrekten E-Rechnung bestehen.
- Solange keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, kann sich die Zahlung verzögern.
- Im Zweifel ist der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet, das führt zu Rückfragen und Diskussionen.
Wer rechtzeitig umstellt, hat diese Diskussion gar nicht erst. Den Gesamtüberblick finden Sie auf der E-Rechnung-Übersicht.
So bereiten Sie sich mit Qrafto vor
Sie müssen nicht bis zur Frist warten. In Qrafto erstellen Sie XRechnung und ZUGFeRD schon heute, direkt aus Ihrer Rechnung und im Free-Tarif. So sammeln Sie in Ruhe Routine, statt 2027 unter Druck umzustellen. Pro Rechnung wählen Sie, ob ein PDF oder eine E-Rechnung herausgeht.
Wie das Erstellen genau aussieht und was im Free-Tarif enthalten ist, lesen Sie auf der Seite E-Rechnung kostenlos erstellen.
Spätestens ab diesem Datum muss jede inländische B2B-Rechnung als E-Rechnung versendet werden. Wer jetzt anfängt, hat die Umstellung längst hinter sich.
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Häufige Fragen zur Pflicht
Was gilt seit dem 1.1.2025?
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Wer ist von der Versand-Pflicht ausgenommen?
Sind Privatkunden-Rechnungen weiter als PDF erlaubt?
Was passiert, wenn ich ab 2028 keine E-Rechnung versende?
Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Woher die E-Rechnungspflicht kommt
Falls Sie sich fragen, warum das alles überhaupt kommt: Die Pflicht ist kein Selbstzweck und nicht gegen das Handwerk gerichtet. Sie ist Teil einer größeren Umstellung, die auf EU-Ebene begonnen hat und in Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz vom März 2024 in Gesetzesform gegossen wurde.
- Wer
- Der deutsche Gesetzgeber, eingebettet in die EU-Initiative VAT in the Digital Age. Das technische Format folgt der europäischen Norm EN 16931.
- Warum
- Vor allem gegen Umsatzsteuerbetrug. Dem Staat entgehen dadurch jährlich Milliardenbeträge an Umsatzsteuer. Strukturierte Rechnungen lassen sich maschinell prüfen und später automatisch melden.
- Seit wann
- Beschlossen im März 2024, gestaffelt eingeführt ab 2025: erst der Empfang, dann der Versand bis 2028.
Für Ihren Betrieb ist das zunächst eine Umstellung wie für jeden anderen auch, die Pflicht trifft jede B2B-Rechnung unabhängig von der Branche. Der Nebeneffekt: Dieselbe Standardisierung, die dem Finanzamt die Prüfung erleichtert, nimmt Ihnen und Ihren Kunden die Abtipperei ab. Wer die Umstellung früh macht, hat den kleinen Aufwand schnell hinter sich und profitiert danach vom reibungsloseren Ablauf.
Heute anfangen, statt 2027 in Hektik geraten.
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